L'institution/université intéressée à s'associer à l'EPUF doit envoyer l'original au Secrétariat par courrier postal et une copie par mail ou fax des documents suivants:
- La Fiche d'Inscription remplie et signée par le Recteur/President;
- Une Lettre signée par les représentants de l'organe compétente de l'institution (Conseil académique/Comité de Direction, ou autres) dans laquelle ils assurent leur soutien à la décision du Recteur de joindre le réseau.
- Une fiche d'information sur l'institution.